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Etiqueta: oficina

  • Un Mac en la oficina: no dejemos de soñar

    He aquí un artículo muy apropiado para un lunes por la mañana. Seguramente algunos recordaréis mi serie de artículos en los que detallaba todas las pruebas que estaba realizando para ver si me era posible usar un Mac en mi oficina. Recordaréis también que tras salir más o menos airoso de todos los problemas, me encontré con que por política de empresa no podría usar un Mac para trabajar. Aquello fue indudablemente un tremendo jarro de agua fría pero no ha hecho que deje de estar interesado en el tema y siempre presto especial atención a todo lo que encuentro acerca de estos asuntos.

    Foto del flickr de randomduck

    Recientemente mi buen amigo @finbarrus compartió en Google Reader una entrada de MacApper donde un fulano con más suerte que yo ha iniciado un proceso similar. Y digo con más suerte porque su empresa le respalda en su proceso de investigación.

    De momento lleva tres artículos: en el primero explica el qué y el por qué de su aventura; en el segundo explica cómo se las ha ingeniado para trabajar dentro del dominio de su empresa; y en el tercero es ya recochineo, porque habla de cómo ciertas cosas del Mac (Exposé, Spotlight) le ayudan muchísimo en su trabajo y de como sus compañeros alucinan con el Mac.

    Aunque en este momento lo que más deseo es que ese tipo arda en el infierno, la realidad es que me da un hilo de esperanza y me invita a no dejar de soñar con que un día puedo usar un Mac en la oficina.

  • GTD en Evernote: así lo hago yo

    [Aclaración agosto 2015: cuando escribí este artículo no tenía nada clara una idea fundamental y básica del GTD y es que llamamos proyecto a una tarea que necesita varios pasos para ser realizada, así de simple. Para mí la palabra proyecto tenía más que ver con un proyecto técnico, como los que se hacían en mi empresa. Además, en aquel momento mi labor en la empresa era más bien mecánica y de escasa responsabilidad, lo cual hacía que el día a día no me sacara de mi error. Sepan ustedes disculparme.]

    Como he comentado recientemente, la actividad de ThinkWasabi respecto a Evernote y GTD hace innecesario que yo haga otro screencast al respecto, pero creo que sí tengo algo que aportar en lo que se refiere a cómo organizo yo mis carpetas GTD en Evernote.

    Para empezar, tengo que aclarar que yo en mi trabajo no utilizo el concepto «proyectos» tal y como lo define la teoría GTD; mi trabajo consiste en gestionar y contabilizar distintas empresas que si bien suelen tener una vida de 5 o 6 años, no pueden ser consideradas un proyecto, ya que un proyecto GTD es un concepto más breve en el tiempo. Por tanto mi trabajo consiste en la realización de tareas, ligadas a dichas empresas, que como mucho pueden ser tareas de más de un paso, pero nunca proyectos in strictu sensu.

    Aquí arriba podéis ver el árbol de carpetas que uso. Dado que yo me inicié en GTD con Things, para mí es fundamental el orden en que aparecen las carpetas y por eso las he numerado, para que Evernote las ordene alfabéticamente como a mí me interesa. Los nombres están en inglés porque me resulta más corto y conciso. Describiré brevemente sus usos:

    • 1. Inbox: donde creo las tareas y donde recibo cosas vía la dirección de e-mail de Evernote (killer feature!!!).
    • 2. Next action: aquí van las tareas que voy a hacer ahora mismo.
    • 3. Waiting: son tareas que están a la espera de datos por parte de terceros. Incluyo una nota de qué espero y de quién y añado un tag contextual con el formato @nombre.
    • 4. Dated: como Evernote no tiene alarmas (porque no fue creado para estas cosas) aquí pongo las tareas que debo hacer en una fecha concreta. Es una carpeta a revisar con frecuencia.
    • 5. Actions: este es el «almacen» de tareas; generalmente una vez que proceso el «Inbox» se vienen aquí y las afortunadas 😉 son llevadas a «Next action».
    • 6. Someday/Maybe: acciones que no corren ninguuuuuna prisa.
    • 7. Notes/References: contratos, artículos interesantes, legislación…

    Aunque en casa con Things no las uso mucho, en mi trabajo con Evernote las tags son fundamentales. Generalmente cualquiera de mis tareas lleva un tag de la empresa a la que corresponde y luego una serie de tag contextuales que empiezan por @. Aparte de @nombre para indicar quién me tiene que pasar datos para completar la tarea (dado el caso), otras tags contextuales pueden ser @email, @llamadas, @fax, @cajamurcia etc. para delimitar cómo se tiene que llevar a cabo la tarea.

    No contento con esto, todas mis tareas llevan un checkbox que marco cuando termino de hacer la tarea; una vez marcado el checkbox, cojo la tarea y la meto en una carpeta que no he mencionado y que tengo en local llamada Log, donde van las tareas completadas. Cuando marcas el checkbox de una tarea, Evernote registra ese momento como última fecha de modificación de la tarea, así que ya tienes todas tus tareas terminadas en Log, con la indicación de qué día y a qué hora completaste la tarea. Gracias, gracias, no hace falta que aplaudais.

    Como postre a todo esto, Evernote permite hacer búsquedas con cierta sintaxis. Por ejemplo, si me voy a la casilla de búsqueda y escribo tag:@cajamurcia todo:false obtendré todas las tareas que tienen que ver con CajaMurcia y que están pendientes de hacer porque no tienen marcado el checkbox (todo:false). Alguno podrá pensar que simplemente seleccionado dicho tag en la lista de tags obtengo lo mismo pero no es así, porque si hago eso, también obtendré las tareas que ya están hechas. Otro ejemplo: notebook:»3. Waiting» tag:@email todo:true me mostrará todas las acciones a la espera de algo, que incluyen el envío de un e-mail para resolverlas y que ya han completado algunos pasos para su consecución. Unas cuantas búsquedas de estas guardadas y el único límite a tu productividad será tu capacidad para no distraerte ante el paso de un perro con un jamón.

    No quiero terminar sin ofrecer tres apuntes que pueden seros de utilidad:

    • Si por ventura tuviera un Mac en el trabajo, no tengo muy claro que cambiara Evernote por Things, ya que la posibilidad de enviarme cosas al Inbox vía e-mail y la posibilidad de arrastrar pdfs la convierten para mí, para mi trabajo, en una herramienta imbatible.
    • La interface de Evernote para Windows es tan apestosa, que el día que los ordenadores transmitan olores además de imágen y audio, tendremos que usar el programa con máscara de oxígeno.
    • Dentro de todo esa pestilencia hay una cosa muy buena y es que en Evernote para Windows la carpeta «All notebooks» es la última (como en el interface web de la imagen de arriba) y no la primera; así, cuando inicio el programa, arranco viendo mi Inbox en vez de todos mis elementos, cosa demasiado turbadora para ser lo primero que te enseña el ordenador todos los días a las 8 AM.

  • Tres años después…

    Ayer mi iMac Core Duo 17′ cumplió 3 años desde que lo traje a casa. El día de ayer fue tan atareado que no pude siquiera terminar esta entrada para darle el homenaje que se merece.

    Aquellos que seguís este blog sabéis de las tribulaciones por las que he pasado con el problema de la pantalla defectuosa, pero en realidad este ordenador, como cualquier Mac, me ha dado muchísimas más satisfacciones que disgustos.

    Ello hace que el día de ayer y el de hoy estén revestidos, si cabe de una mayor melancolía, porque en estos dos días estoy preparando a mi iMac Core Duo 17′ para que mi mujer se lo lleve a su nuevo despacho y lo use en el trabajo. Sí, amigos, ironías de la vida; no soy yo quien va a aprovechar todo lo aprendido en la serie de artículos sobre el Mac en la oficina, sino mi mujer, quien comienza este lunes su nueva andadura profesional como abogada por su cuenta. Desde luego no hubiera podido imaginar mejor destino para el iMac; toda vez que yo ya no lo iba a llevar a mi oficina, su destino era sustituir al eMac que tiene mi padre en la casa del pueblo, un destino noble pero quizá indigno de tan gloriosa máquina.

    Este proceso de adaptación me está llevando a hacerle algunas crueldades a mi pobre iMac, como por ejemplo la instalación de Microsoft Office que ahora está en curso, pero no me cabe la menor duda de que está deseando empezar a dar guerra de nuevo desde su nuevo destino.

    Por otro lado, con esto que estoy haciendo esta mañana se cierra el círculo para mi mujer. Tras semanas preparándolo todo, el lunes comenzará en su nuevo despacho una aventura profesional. Tiene su oficina montada (Ikea rules!), todos sus papeles en regla, su ordenador listo para ser instalado el lunes por la tarde y además, ha decidido qué teléfono va a emplear en esta nueva etapa profesional que se abre ante ella: un iPhone 😉

  • Un Mac en la oficina: epílogo

    Pues sí, amigos, llegamos al final de esta aclamada serie de artículos, no sin antes solucionar los dos asuntos que teníamos pendientes: la mensajería interna y el escaner de mi empresa.

    En mi empresa usamos como mensajería interna uno de los muchos programas que existen y que proporcionan una interfaz gráfica al comando NetSend de Windows. No es un mal sistema, ya que sale un pop-up tremendo que no se va hasta que no le das a aceptar. Sin embargo, los mensajes que cierras por error se pierden en la noche de los tiempos y por eso me he empeñado en implantar Yammer en mi empresa, una especie de Twitter para empresas del cual podéis leer más cosas aquí. Como dicha implantación me puede llevar años 🙁 me he centrado en asimilar lo que tenemos ahora y aunque he encontrado soluciones diversas, creo que aprovechando el uso de Parallels, voy a incorporar también el NetSend a la «zona Windows» de este proyecto, porque es lo más rápido y lo que menos quebraderos de cabeza me va a dar.

    Respecto al escaneado de documentos la cosa ha sido más sencilla. Nuestra fotocopiadora tiene un programa que controla los escaneos y los «envía» a los destinatarios. El programa servidor del servicio permite configurar separadamente las preferencias de los usuarios; en mi caso lo he configurado para que, en vez de enviármelo al programa cliente de Windows que no va a encontrar en mi Mac, me lo guarde en una carpeta compartida que pondría en el escritorio del Mac. Y si ya te quieres poner fino, en este artículo de TUAW explican cómo configurar un script para que te salte un pop-up cuando un archivo nuevo sea depositado en una carpeta. Toma ya.

    Aquellos que me siguen por twitter sabrán ya que no voy a poder aprovechar todo esto que he aprendido en esta serie de artículos, ya que por política de empresa, no voy a poder traer mi iMac a la oficina. No obstante espero que otros con más suerte puedan hacer uso de mis investigaciones y de los enlaces que he ofrecido y que poco a poco sean más los trabajadores que puedan ser un poco más felices en su trabajo por estar usando un Mac.

    Todas mis investigaciones también me han ayudado a aprender más sobre las necesidades informáticas de mi puesto de trabajo y satisfacerlas mucho mejor, aunque sea en un PC 😉

  • Un Mac en la oficina: Microsoft Office

    Después de las excelencias que se han escuchado sobre el Office 2008 para Mac, lo último que yo me podría imaginar es que iba a ser este programa precisamente el que mayores problemas me presentara en mi proyecto de usar un Mac en la oficina. El problema que se me presenta es debido a una particularidad en el uso de Office que tenemos en mi empresa, pero supongo que cada uno tendrá sus rarezas.

    Al igual que el 50% de mi trabajo es el uso del paquete de Sensei de gestión y contabilidad (por cierto, la mitad de los ordenadores de esta gente son Mac y resuelven todas estas historias usando algo llamado Citrix), un 30% es el uso de documentos de Word combinados con Excel, un 10% el uso de dichos archivos por separado y otro 10% el uso de Internet, correo electrónico, Evernote para GTD y alguna otra cosilla.

    Sabemos que Microsoft quitó del Office 2008 para Mac el soporte para VisualBasic, privándole no sólo de mucho potencial, sino también de mucha compatibilidad con plantillas y procesos complejos que algunas empresas definen para los documentos de Word y Excel. Yo pensé que esto no me afectaría a mí, pero me equivoqué de plano, porque resulta que por algún motivo Office para Mac no combina correctamente los documentos de Word y Excel, presentando problemas en aquellas celdas de Excel que contienen fórmulas: bien muestra los campos en blanco bien muestra extraños caracteres.

    He hecho 10 millones de pruebas y me he pateado arriba y abajo un montón de foros sin resultado satisfactorio. Sí he obtenido una clara conclusión: a fecha de hoy y cualquiera que sea la versión de la que hablemos, Office para Mac no es 100% compatible con Office para Windows en el entorno empresarial. Seguramente para un usuario particular o para profesionales y empresas concretos pueda valer, pero para mí (y para bastante gente) no vale.

    Sin embargo de todas estas pruebas y andanzas saqué un conocimiento valiosísimo, ya que Flavio de Puromac me aseguró que Windows bajo Parallels es transparente en cuanto a aplicaciones para Mac OS X, o sea, que estando en el Finder puedes coger cualquier archivo y decirle directamente que te lo abra con la aplicación fulanita que tienes instalada en el Windows de Parallels. Si a eso le unes el modo coherencia, que hace «desaparecer» el escritorio y otros elementos fijos de Windows, el resultado es que tienes las ventanas de Word y Excel para Windows flotando sobre tu Finder sin ningún problema como si fueran aplicaciones nativas, e interaccionando con el Finder como cualquier otra aplicación. Y lo de combinar correspondencia funciona a la perfección.

    La pregunta es ¿es ésto aceptable? En el primer capítulo de esta serie manifesté que el único uso de Windows debía ser esa aplicación que todos tenemos hecha a medida para la empresa y que todo lo demás debería funcionar nativamente sobre Mac. Algunos lectores que han seguido este asunto en los comentarios de artículos anteriores o por Twitter me han recomendado que instale Office 2003 para Windows sobre CrossOver. El problema es que algunos me han dicho que funciona muy bien y otros me han dicho que no funciona del todo bien. Y no tengo más tiempo para pruebas.

    El tiempo se me acaba, amigos. Mi actual PC del trabajo está hecho polvo y necesita con urgencia un cambio de disco duro, una tarea pesada a la que no pienso entregarme si no es imprescindible. Así que esta semana tengo que tomar la decisión definitiva.

    Dada la total transparencia de Windows en Paralells, cosa que no conocía y que me ha dejado sorprendidísimo, creo que voy ACEPTAR esta solución y a seguir adelante con mi proyecto. Si el día de mañana Microsoft saca un Office para Mac más acorde a mis necesidades o resulta que CrossOver funciona bien con Office 2003, pues mejor que mejor, pero al menos tengo un punto de partida interesante y 100% funcional (MUY funcional, creedme) aunque me suponga tener que «convivir» con un Windows dentro del Mac 🙁

    Aunque os pueda parecer que este artículo destila un poco de decepción, en realidad estoy muy contento e ilusionado, porque durante días he creído que había fracasado completamente y esta solución me ha dado de nuevo vida a un proyecto al que le queda sólo una fase. En mi siguiente artículo veremos cómo resuelvo el uso de dos aplicaciones menores: la mensajería interna vía Netsend y la recepción de documentos escaneados en la fotocopiadora de la empresa.

    Imagen sacada del flickr de Ethan Fortes

  • Un Mac en la oficina: aplicaciones de Windows

    Como ya quedó claro en el primer artículo, este proyecto mío no es nada utópico. Sé a ciencia cierta que no voy a poder trabajar en la oficina 100% Windows Free, porque todos en nuestro entorno de trabajo acabamos teniendo una o dos aplicaciones que sólo existen en versión para Windows.

    En mi caso se trata de los programas de contabilidad, facturación, cartera y gestión urbanística, es decir, la base de mi trabajo diario. Estos programas son de la empresa Sensei. La cosa tiene más guasa si piensas que el programa de gestión urbanística nos lo hicieron a medida y que yo rechacé la posibilidad de programarlo sobre plataforma web. Dado que los otros programas ya tienen una versión web, ahora no estaría escribiendo este artículo si no fuera por aquella magnífica decisión mía. ¡Qué listo soy! Además, los jefazos de Sensei son todos maqueros 😉

    En un principio pensé en usar Parallels, dado que tenemos una licencia y lo he usado con éxito ya en la empresa. Sin embargo un comentario de Manuel en el primer artículo de esta serie me hizo prestar mi atención a una aplicación de Microsoft llamada Remote Desktop Connection Client. Este programa, muy configurable, te permite conectarte a un servidor que tenga habilitadas las sesiones remotas, como el mío, con Windows 2000 Server.

    Resulta prodigioso su funcionamiento. Te conectas y al segundo aparece la ventana de inicio de sesión de Windows 2000 Server. Pones tu usuario y contraseña y ya tienes delante un escritorio Windows para trabajar. En el MacBook 1,83 Ghz de la empresa y bajo WiFi, las cuatro aplicaciones mencionadas A LA VEZ, funcionan perfectamente, con lo cual el rendimiento con mi iMac a través de cable de red debe ser tremendo.

    Yo en la oficina uso dos monitores; en uno tengo siempre estos programas y en el otro alterno el navegador de Internet, el Word y el Excel. He trabajado un rato con el MacBook y veo que tendré que habituarme a las combinaciones de teclas para saltar de una aplicación a otra y del escritorio remoto al del Mac. También tengo que pensar cómo combinar todo esto con Spaces y con usar dos monitores. Además, por lo que he visto, la gran capacidad de configuración que tiene esta aplicación de Microsoft me va a permitir trabajar de una manera incluso más cómoda que en la prueba que he hecho, la cual ya ha resultado muy satisfactora.

    Bueno, pues podemos decir que prueba superada y con creces. Y es éste un buen momento para recapacitar y para replantear el proyecto. Si todo va bien, el próximo jueves tendré mi nuevo iMac; eso significa que debo hablar ya con mi jefe para asegurarme su permiso para la operación y quizá el viernes 20 sería el dia para, por la tarde, venir a montar el iMac.

    Los puntos que me quedan por tratar son la compatibilidad de las versiones de Office (principalmente combinando documentos de Word y Excel), la manera de recibir archivos escaneados en la fotocopiadora y la mensajería interna.

    En estos momentos lo del Office es lo que más me preocupa, porque las pruebas realizadas no han sido muy alagüeñas. Ya veremos.