Tras todo lo que habréis podido leer en este y otros blogs (sobre todo ThinkWasabi) acerca del sistema de productividad personal GTD, una cosa ha debido quedaros muy clara: el GTD es un sistema muy maleable que debemos adaptar a nuestras necesidades concretas.
Como ya he comentado en más de una ocasión, en el sistema GTD que aplico a mi trabajo los proyectos no existen como tales, debido a la naturaleza de mis ocupaciones; como mucho me enfrento a veces a tareas complejas que tienen más de un paso para su ejecución, pero que no tienen la entidad para ser consideradas proyectos. Sin embargo, en el sistema GTD que uso para mis asuntos personales, musicales y blogueros, los proyectos son un elemento fundamental.
En esta linea de flexibilidad y adaptabilidad del GTD quisera comentaros algo que he puesto en marcha hace pocos días en el trabajo: el modo pre-vacaciones.
En un sistema GTD como Allen manda, la carpeta de Hoy o Siguiente o Ahora o como llamemos a las tareas que vamos a completar ya, no debe estar a rebosar, sino que tiene que contener las 4 o 5 tareas que sepamos que vamos a afrontar. Una vez las vamos completando, mediante la revisión del sistema, iremos pasando tareas de otros estados (Próximo, Acciones o como lo llamemos) a ese nivel de primera linea. Dentro de mi revisión de mi sistema GTD, cuando veo que tengo más de 5 o 6 tareas en esa carpeta Next (que es como yo la llamo), es que algo no está marchando bien: o estoy hecho un gandúl y no doy golpe o estoy realizando una incorrecta clasificación.
Sin embargo, dado que quedan menos de 15 días para mis vacaciones, me he permitido cierto relax en mi clasificación GTD y he hecho algo que me está funcionando muy bien. He revisado todas las tareas pendientes y he movido a mi carpeta Next TODAS las tareas que debo completar antes de irme de vacaciones. He hecho la distinción basándome en distintos parámetros que son propios de mi puesto de trabajo, como por ejemplo comunicaciones que tengo que hacer para que empiecen a correr plazos, importes a facturar dentro de ese mes, algunas tareas muy sencillas pero a las que no apliqué debidamente la regla de los 2 minutos…
El resultado de este modo pre-vacaciones es 28 tareas que de sobra me pueden ocupar las dos semanas de trabajo que me quedan, amén de las que vengan entrando en estos días. Dicho resultado, lejos de resultar descorazonador por ver ese gran número de tareas para hacer, ha resultado de lo más estimulante, y ya he realizado 4 tareas que llevaban siendo postergadas desde hace meses.
Cada vez que completo una de estas tareas y baja el número de tareas pendientes, siento como si todo un estadio de fútbol estuviera jaleando un gol que le he metido a la cuenta atrás que me separa de las vacaciones. Es algo parecido como esos videojuegos en los que para pasar al siguiente nivel necesitas haber matado a un número concreto de enemigos. Esta sensación de euforia hace que se renueven mis energías para continuar trabajando y terminar el resto de tareas, y realmente, tras un duro curso de trabajo, estas subidas de adrenalina se agradecen, para poder apretar en la recta final y salir victorioso.